スカウトメールのKPIの適切な設定方法とは？スカウト代行会社が解説！

新しい採用手法として、ダイレクトリクルーティングが注目を集めるようになってきました。

従来の採用手法は企業が掲載した求人広告に対して応募がくるのを待つ能動的なものであったのに対して、ダイレクトリクルーティングでは、企業が候補者に対して直接アプローチすることができる【攻めの手法】という点が最大の特徴となっています。

労働人口減少から優秀な人材獲得の難化が予測されているなかで、企業が欲しい人材に対してアピールすることができるというメリットが人材採用の状況とマッチしているため、利用企業が増加しております。

ダイレクトリクルーティングを利用するライバル企業が増えているなかで、自社が欲しい候補者に対して、うまくアプローチすることができるかがポイントとなってきます。

アプローチの方法として、スカウトメールの文面についてフォーカスされていることが多いですが、一回で適切なスカウトメールを作成するということはほぼ不可能といえます。

実際には、スカウトメールの作成・送信をし、開封率・返信率などをもとに修正といったPDCAサイクルを回していくことになります。

このPDCAを回す上で、ポイントとなってくるのが、KPIの設定です。

今回は、このスカウトメールの作成に関するKPIの設定のコツについて解説をしていきたいと思います。

1:スカウトメールにおけるKPIとは？

KPIとは「Key Performance Indicators（重要業績評価指標）」の略であり、最終目標の達成度を示す指標となっております。

KPIでは「◯月までに◯名採用する」といったように、時期や数値について明確に設定していくことになります。

最終目標を達成するために、その仮定で、定点ごとに具体的な数値による達成度を設定することで、目標達成までの動向を把握することが可能となります。

マーケティング部門や営業の現場で使われることが多いですが、採用においてもKPIを設定することによって、より効率的な採用を行うことが可能となります。

スカウトメールでも、KPIを設定することで、より適切にPDCAを回し、効率的な運用をすることが可能となります。

スカウトメールにおけるKPIでは、例えば、

といったようにKPIを設定していくことになります。

とはいえ、KPIを設定するに関して、適切に行うにはどうすれば良いのか難しい部分があります。

早速、KPIの設定のポイントについて次の章で解説をしていくことにしましょう。

2:KPIの適切な設定とは？

KPIの設定に関しては、あまりにも現実離れしたような数値で設定してしまうと、そもそも達成が困難ですので、モチベーションにも影響がでてきてしまいます。ですので、実現可能性の高い数値で設定するようにしなければなりません、

では、実現の可能性の高い数値で設定するには、どのようにすれば良いのでしょうか。

ポイントとしては、KPIを設定する上で、どのデータを参考にしていくのか、参考にするデータをどのように評価していくのかという点が重要になってきます。

2－1:どのようなデータを参考にしていくのか

ダイレクトリクルーティング媒体では、基本的にどの媒体でも、送信したスカウトメールに対して、どれくらいの候補者が開封をしたのか（開封率）、また返信をしてきたのか（返信率）ということを知ることが可能となります。

媒体によっては、どのような職業の層の開封率・返信率が高いのかをデータを見ることができるものもあります。

開封率・返信率の現在の数値をもとに、改善点等を分析して、実現性の高いKPIの数値を設定していくことになります。

2－2:データを見る上での注意点

開封率・返信率を見る上で、注意しなければならないのが、”数字だけ”を見て判断せず、【自社が欲しい人材がどのような層なのか】という点を考慮するようにしましょう。

特に、この点については、採用難易度の高い人材の採用を目的としている企業で、現状の開封率・返信率が高い場合については、注意しなければなりません。

というのも、採用難易度の高い人材をに対してアプローチをする場合は、基本的に開封率や返信率に限界があります。

採用難易度の高い人材層には、【エンジニアなどの人気の高い職業】であったり【年齢の若い20代・30代】【潜在的転職者】といった人たちが挙げられます。

例えば、【エンジニアなどの人気の高い職業層】や【20代・30代】に対しては、そもそも数も少ない上に、ライバル企業も多くなりますので、複数の企業からもスカウトメールが来ているのが通常ですし、候補者としても、数あるスカウトメ－ルの中から選ぶことになりますので、アプローチをしても反応をもらえる可能性が高くはありません。ですので、必然的に開封率・返信率は低くなります。

また、潜在的転職者を採用する場合には、そもそも潜在的転職者は現職の会社に対してある程度満足しており転職に対する意欲が低いので、スカウトメールを送ったとしても、開封すらしないということもざらにあります。

このように、採用難易度の高い人材にアプローチをするという場合は、そもそも開封率・返信率に限界があります。

ですので、単純に数値が低いとしても仕方がない点があります。

逆に、採用難易度の低い層は開封率や返信率が高くなってきます。というのも、採用難易度の低い層は転職活動に対して積極的な者が多いのですが、多くは、就職氷河期時代などの年齢層が高かったりします。

なので、採用難易度の高い層を目的としていて、現状の数値が高いという場合、返信をもらった候補者が欲しい人材に合致しているのかという点も確認していく必要があります。

数値が高くとも、自社が欲しい人材からの反応が来ているという場合は、適切な状態にあるといえるので、この数値を参考にして、KPIを設定しても問題はありません。

このように、スカウトメールのKPIを設定する上で、開封率・返信率を参考にする場合は、数字だけを見てしまうと、本当に欲しい人材層に対するアプローチという目的を達成することができないという状態になってしまうので注意をしましょう。

このように、KPIを設定する上で、スカウトメールに関する現状のデータを適切に分析しつつ実現可能性の高い数値で設定していきます。

しかし、適切なKPIの設定をするだけでも、分析段階で労力を使いますし、適切な設定ができなければ、運用面でも影響を与えることになってしまいます。

そういった意味では、外部のプロの目線を入れることで、適切なKPIができているのかを確認することが必要となってくるといえます。

そこで、プロ人事としてはKPIの設定についてもスカウト代行をおすすめしております。

次の章では、KPIの設定におけるスカウト代行の利用について紹介したいと思います。

3:スカウト代行サービスの利用

KPIを設定する上で、参考のするデータがあることが前提となっており、スカウトメールでいえば、開封率・返信率となってくるのですが、参考にするデータが多い方が、より適切な数値を設定することができます。

しかし、なかなか自社でダイレクトリクルーティングを運用するには、集められるデータに限界があります。

そこで、プロ人事ではスカウト代行サービスを利用することをおすすめしております。

KPIを設定する上で、スカウト代行サービスを利用するメリット３つをご紹介！

①自社運営だけでは、手に入らないデータを参考にすることができる

どうしても、自社だけで運用をする場合、自社のデータしか参考にすることができませんし、ダイレクトリクルーティング自体が比較的新しい採用手法に分類されますので、運用に関する期間についても、多くの企業では、導入してからあまり時間も経過していないといった事情から、データとしても少なくなってしまいます。

プロ人事のスカウト代行では、他の企業のスカウト代行を実施しておりますので、依頼していただいた企業様と類似する企業や、ライバル企業などのスカウトメールのデータなどを参考にすることができますし、KPIを設定するノウハウについても有しているので、適切なKPIを設定することが可能となります。

②KPIの設定にプロの目を入れることができる。

上述にもあるように、データを参考にする上で、収集できたデータがそもそも、自社が採用したい人材にマッチする者であるかどうかなどを判断していく必要があります。

しかし、判断をするには、そもそも自社が狙っている人材の層が、【 どれくらいの採用難易度なのか】【開封率・返信率がどれくらいのものか】という点について相場観がないと判断がし辛い面がでてきます。

そういった意味でも、知識・ノウハウがあるプロの目を入れることによって、適切なKPIを設定をしていくことが可能となります。

③KPIの設定などにかかる負担を回避することができる。

KPIを設定するといっても簡単にできるものではなく、データの分析など、地味に労力がかかるものになっています。

そもそもダイレクトリクルーティングの運用自体がスカウトメールの作成など全体的に負担がかかるものになっており、片手間で運用していては、成果を上げることもできません。

ですので、スカウト代行を利用すれば、KPIの設定自体の負担は負わずに済むことはもちろんのこと、ダイレクトリクルーティングの運用を外部に委託するので、人事部は本来の業務に集中することが可能となります。

4:まとめ

今回はスカウトメールのKPIの設定について解説をしてまいりました。

KPIを設定することで、運用に関するモチベーションを上げたり、適切にダイレクトリクルーティングを運用することができているのかという指標になってきます。

とはいえ、うまく設定することができないと、無理な目標を設定してしまいモチベーションが下がってしまったり、自社が欲しい人材を獲得するという目的からかけ離れた運用をしてしまっていたという事態になってしまいます。

ですので、KPIを設定する上で、参考となるデータの分析の仕方には注意が必要となってきますし、スカウト代行サービスを活用してプロの目を入れるということをおすすめしております。

プロ人事でもスカウト代行サービスを実施しておりますので、KPIの設定に関してお悩み野方は、ぜひお気軽にご相談ください。