【ダイレクトリクルーティングの注意点】スカウトメールの作成だけで満足していませんか？返信対応が採用の成功を左右する？

2022年12月6日

スカウトメールの作成だけで満足していませんか？返信が来た後の対応について、スカウト代行会社が解説

昨今、採用業界でも注目を集めているダイレクトリクルーティングですが、その中でも多く関心を集めているのが、【スカウトメール】に関するノウハウ、作成のポイントではないでしょうか。

実際に、グーグル等でダイレクトリクルーティングと検索すると【スカウトメール】に関する記事が多く見られます。

確かに、ダイレクトリクルーティングにおける最大のメリットは企業が候補者に直接アプローチすることができるという点にあり、どのように作成をしていくべきか、どのようなスカウトメールがを作成すれば返信率を上げることができるのは、重要なポイントとなってきます。

もちろん、返信率を上げる点は、採用目標を達成する上でも無視することはできませんが、重要なのは採用を成功させることとなります。

スカウトメールばかりに気を取られてしまい、他のフローをおろそかにしてしまうことで、せっかく返信があったのにも関わらず、応募まで至らないというケースもあります。

今回は、スカウトメールが来たときの返信対応について解説をしたいと思います。

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1:ダイレクトリクルーティング

ダイレクトリクルーティングとは、一言で言えば、企業が直接欲しい人材に対してアプローチをすることができる新しい採用手法となっています。

このアプローチの手段となるのが、媒体毎の名称が異なるものの一般的に【スカウトメール】と呼ばれるものを作成し候補者に送信をしていきます。

ダイレクトリクルーティングは基本的に以下のような流れで運用を行います。

ダイレクトリクルーティングが候補者に対して直接アプローチできる点が最大のメリットですので、このスカウトメールの作成がダイレクトリクルーティングの運用のなかでも重要な位置を占めています。ですので、決してスカウトメールの作成に関して力を入れても意味がないというわけではありません。

しかし、ここで注意をしておかなければならないのが、スカウトメールに返信があったからといって必ず候補者が応募をしてくれるというものでもありません。

スカウトメールの後の工程について企業毎に差異はありますが、多くの場合、スカウトメールに返信があった後、いわゆるカジュアル面談（選考要素を含まない面談、自社に関する疑問点や不安等の解消として実施）を行うため、応募に行くまでに工程が一つ入ることになります。

特に、人気な候補者は複数の企業からスカウトメールが送られているため、候補者自身どこの企業に応募するのか決めていないということが多く、「まずは話を聞いてみたい」と考えるため、複数の企業に対して返信をし同時並行して進めていきます。

ですので、スカウトメールが来たからといって必ずしも候補者が応募をするとは言えないのです。

せっかくスカウトメールの作成に力をいれて返信があったのにも関わらず、応募まで至らないとなると意味がありません。

そこで、スカウトメールに力を入れたうえで、返信があった後の対応をどのようにするべきなのかについて次の章で解説いたします。

２:ダイレクトリクルーティングと返信対応

スカウトメールの作成に関して力を入れるのは前提としつつ、返信があった場合にどのように対応するべきなのかについて、スカウト代行サービスを実施するプロ人事が解説。

２－１:返信対応に関する問題

返信対応に関して、問題となっているのが【日程調整がうまくいっていない】といった点が挙げられます。

上述したように、人気人材は複数の企業からスカウトメールが送られており、複数の企業に対して返信をして同時並行的にすすめていくという候補者がほとんどです。

そのため、日程調整に手間取ってしまい面談実施日までに期間が空くとその間に他の企業との話が進んでしまい、結果として他の企業に取られてしまうという事態が発生してしまいます。

そのため、日程調整に関してはスムーズにかつ近い日程で実施することが望ましいと言えます。

では、なぜ日程調整がうまくいかないのかについて、その原因についてまず見ていきましょう

・メール内でのやりとりで日程調整

日程調整をする場合に、よくあるのが、メールの文面で「以下の日程から都合の良い日時のご連絡をお願いします」「ご都合の良い日程について第三希望まであげていただき…」といったように、メール内で完結することがあります。

この方法は従来から行われてきたものですが、日程調整は候補者側の都合と面談担当者の都合をあわせる必要がありますので、返信対応者が面談担当者と異なるとすり合わせの手間がかかってきます。

また、この方法は、候補者側にとっても手間がかかるため、「今は忙しいから後に回そう」と考え結局忘れられたままになってしまったり、「面倒だからもういい」と考えてしまう場合もあります。

ですので、メールだけで日程調整をするとなると、かなり手間がかかり面談日の確定まで時間がかかったり、場合によってはその後の連絡が途絶えてしまったりということがあります。

・確保できる日程が少ない

上述したように、面談の日程調整は、候補者側はもちろんのこと面談担当者側の都合も考慮していく必要があります。

しかし、面談の担当者自身も他の業務があるため、面談のための日程を確保するには限界があります。担当者の数を増やすことでなるべく多くの日程を確保できるようにしておく方が良いのですが、なかなかうまくいかないというところも多いかと思います。

このように、面接担当者側のスケジュール調整がうまくいかずに、面談実施日までに期間が空いてしまい、その間に他の企業に行ってしまうという事態が発生してしまいます。

・フォロー連絡を怠っている

スカウトメールに対する返信に対して、日程調整に関する連絡をしたのにも関わらず、その後候補者から連絡が来ないというケースは往々にしてあります。

この場合、希望日時の返信をするのに手間がかかるから、後回しにしてそのまま連絡し忘れるということも多く、時間が経ってから返信し忘れに気がついたものの気まずさで返信しにくいということもあります。

そのため、忘れてしまっている候補者に対して再度連絡を入れることで思い出してもらうのと気まずさで返信できないという状況を解消するという意味で再度連絡を入れておく必要があります。

しかし、ダイレクトリクルーティングの運用担当者も他の業務もしなければならず、誰から返信が来ているのか、どこまで進んでいるのかについて把握が漏れてしまうということが多々あります。

また、連絡が来ないなら自社に興味はないとして、そのまま対処せずに放置してしまうということもあります。たしかにある程度の割り切りは必要となってきますが、すぐに諦めてしまっては、獲得できていたはずの候補者を逃してしまうということになります。

以上の３つが【日程調整がうまくいかない】主な原因となっています。この原因と絡めて次でどのように対処をしていくのかについて解説をいたします。

２－２:解決方法

・日程調整ツールの導入

メール内の文面だけで日程調整をしていくとなると、手間がかかってしまいますが、この問題の解消はかなりシンプルで日程調整ツールを導入することで緩和することができます。

面談の担当者と候補者との連絡を担当する者が別々にいる場合は特に、面接担当者自身の都合であったり他に候補者との兼ね合いであったりと調整の間に仲介者がいることでややこしくなってきますが、日程調整ツールではあらかじめ担当者が開いている日時を入力しておくことで、自動で都合に良い日程をあげてその中から候補者が選択をしていくものもあります。

また、候補者にとっても、メールでいちいち希望日時を打ち込むという手間を省くことができるため、手間を解消をすることができるため、面倒故に後回しにしたり、連絡が途絶えてしまうということも減らすことが可能となります。

・フォロー連絡

フォロー連絡については、まず日程調整について連絡がきていない場合は必ずフォロー連絡を入れるということを義務付けておくようにします。

上述したように、連絡が来ていないから候補者が諦めたとすぐに考えるのではなく、連絡をする気はあったが忘れてしまい、返信しづらくなってしまっているというケースもありますので、とりあえずフォロー連絡を入れるようにしましょう。

また、どの候補者から送られてきていないのかについて把握・管理をすることで、フォロー連絡の漏れがないようにしておくのも重要になってきます。

・代行サービスの利用